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20 conseils financiers appris auprès de 47 entreprises en tant que DAF

Publié le 22/09/2022

La vie d’une entreprise est tumultueuse. Mais toutes les entreprises que nous accompagnons se rejoignent sur une chose : la nécessité d’avoir une bonne structuration de ses finances! Vous trouverez ici les 20 principaux conseils que nous avons pu tirer de notre accompagnement en tant que Directeur Administratif et Financier auprès de nos clients. Que vous soyez une entreprise du BTP ou une start-up, ces conseils s’appliquent à tous les business models.

1 – Il sera toujours plus simple de générer des revenus que d’éviter des dépenses. Priorisez les revenus.

Il existe un mythe selon lequel, pour augmenter sa rentabilité, il faudrait réussir à maîtriser et réduire ses coûts. Si c’est effectivement indispensable, ça ne sera jamais la solution la plus simple et la plus rapide. Le temps nécessaire pour auditer les différents compartiments de l’entreprise, comparer et identifier ce qui peut être optimiser, c’est du temps qui n’est pas consacré à l’augmentation du chiffre d’affaires. S’il y a une notion d’urgence, l’optimisation des coûts n’est pas la solution. Il faudra générer plus de CA.

2 – Beaucoup de comptables sont orientés chiffres. Certains néanmoins sont davantage orientés business : privilégiez ceux-là.

La TVA, l’Impôt sur les Sociétés, les charges salariales patronales etc… Il y a une multitude de taxes sur lesquelles votre comptable se penche et pour lesquelles il s’attache à être le plus rigoureux possible. Chez certains, cela se fait au détriment du fonctionnement de l’entreprise. Certains comptables sont très au fait des façons de rendre profitable votre activité. Il existe aujourd’hui des cabinets centrés sur des secteurs d’activité spécifiques. Mettez les comptables en concurrence et voyez ceux qui comprennent le mieux votre activité.

3 – Toujours avoir 6 mois de cash de côté, vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.

Cela peut s’appliquer à beaucoup de sujets et notamment aux embauches. Un salarié ne sera jamais rentable immédiatement. Avoir le salaire, charges comprises, de côté est un bon moyen d’éviter des « pannes de trésorerie ». Cela fonctionne sur l’ensemble des sujets et permet de prévenir une accalmie sur les rentrées d’argent.

4 – Les banquiers sont des commerciaux, faites-vous conseiller par quelqu’un d’autre.

Les banquiers ont des objectifs à atteindre sur le nombre de crédits octroyés, sur le montant levé, sur les « à‑côtés » vendus, sur la forme du financement (crédit classique ou crédit-bail). Sans compter éventuellement les temps forts commerciaux. Tous ces biais rendent son discours orienté en fonction de ses objectifs commerciaux. Si vous avez besoin de conseils, renseignez-vous ailleurs avant de rencontrer votre banquier. Votre choix sera ainsi plus éclairé et objectif.

5 – Vendez votre histoire à votre banquier, il n’est pas un expert de votre métier.

Les banquiers voient une multitude d’activités et ne seront pas au courant de vos spécificités. Leur travail est de financer les activités en limitant le risque. L’inconnu, pour eux, c’est du risque. Votre but est donc de rassurer votre banquier, faire en sorte qu’il croit en votre histoire. Le story telling sert tout le temps.

6 – Toujours commencer les renouvellements d’assurance au moins 3 mois avant leurs échéances.

Les assurances représentent un budget conséquent et doivent être actualisées régulièrement. Si votre activité rencontre divers changements (augmentation du CA, embauches etc.), vous devez revoir vos contrats d’assurances tous les ans. Et comme se désengager peut prendre du temps, il est recommandé de s’y prendre au moins 3 mois en avance.

7 – Si vous ne comprenez pas votre bilan, vous serez à la merci de votre comptable.

Le bilan, c’est plein de chiffres, des colonnes, des codes comptables, des codes fiscaux. Ce n’est pas sexy et ça ne donne pas envie d’être lu. Mais, c’est votre examen de santé annuel. Vous devez être en mesure de le lire et de le comprendre. Les comptables ne font pas tous une explication détaillée du bilan, et quand ils le font, ils n’ont pas forcément une vision entreprenariale. Apprenez à le lire et discutez-en !

8 façons de financer sa trésorerie

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8 – Plus il y a de strates dans une entreprise, plus vous attendrez votre paiement.

Plus l’entreprise est grosse, plus il y a de paliers. Votre facture arrive par une personne A, qui la transmet à B qui nécessite une signature de C, qui l’envoie au paiement à D. C’est récurrent et vous devez vous y préparer. Il faut prévoir un système de relance ou financer le besoin (par un contrat d’affacturage par exemple).

9 – Les bénéfices n’augmenteront pas en permanence. Mais vous devez comprendre pourquoi.

Les bénéfices représentent la ligne que l’entrepreneur aime le plus. Mais il est impossible qu’une entreprise en croissance voit ses bénéfices augmenter en permanence. Par exemple, lorsqu’une entreprise atteint un certain seuil de salariés, il faudra rajouter une strate de management. Ces personnes supplémentaires ne sont pas « productives » par nature. Elles vous coûtent immédiatement pour une rentabilité future.

10 – Le plus important : les flux de trésorerie.

Beaucoup d’entrepreneurs pilotent leur entreprise par le CA, le Résultat Net, ou l’Excédent Brut d’Exploitation (ou EBITDA). C’est important mais cela ne doit pas être la seule métrique. Il est primordial de connaitre en permanence les entrées et sorties de trésorerie pour pouvoir anticiper tout besoin. Pensez à réfléchir également en MRR (Monthly Recurring Revenue, Revenus Mensuels Récurrents) et ARR (Annual Recurring Revneue, Revenus Annuels Récurrents).

11 – La réduction des marges brutes est LE problème à résoudre en urgence.

Il peut y avoir une multitude de problèmes au quotidien dans une entreprise. Ceux qui portent sur la marge sont prioritaires car tout le reste de la vie de l’entreprise découle de cela. On le voit aujourd’hui avec la flambée du prix des matières premières. Dans le bâtiment, certains chantiers ont été annulés car le devis avait été établi sur des prix qui n’étaient plus tenables. Il n’est pas interdit de rompre un devis signé. Il vaut mieux ne pas faire un chantier que de le faire à perte.

12 – Ne pas avoir un process de relance factures est le meilleur moyen d’avoir de l’argent dehors.

Les retards de paiement sont très fréquents. Le plus souvent, ce sont des oublis et non pas de la malhonnêteté. La plupart des outils de facturation permettent d’envoyer des mails de relance de façon automatique. Mettre en place un process de relance avec 3 relances permet de couvrir 95% des retards de paiement. Reprenez la main au bout de 15 jours sans retour en faisant un mail indiquant qu’en cas de non-paiement dans un délai donné, des recours seront mis en place. Ce dernier mail permet de couvrir 4% des retards restants.

13 – Allez sur votre compte 1 fois par semaine. C’est le meilleur moyen de comprendre votre entreprise.

Même si vous avez un DAF où quelqu’un d’autre en charge des finances de votre entreprise, vous devez absolument garder un œil sur l’ensemble des mouvements sur votre compte. Votre compréhension de l’entreprise sera facilitée lorsque vous lirez votre bilan (Rappel point numéro 7).

14 – Ne présumez jamais que les gens comprennent les chiffres. Comme ils ne demanderont jamais, expliquez toujours.

S’il y a bien une chose que le cerveau a du mal à intégrer dans une conversation, ce sont les chiffres. C’est trop abstrait. Il faudra toujours expliquer pour plus de clarté. D’autant qu’il est souvent difficile d’admettre que l’on ne les comprend pas. En étant clair et explicite, vous faites gagner du temps à tout le monde et vous assurez la bonne compréhension de votre discours.

15 – Donnez toujours des deadlines, et respectez-les.

Les deadlines sont très importantes au sein des entreprises. Elles ne doivent pas être trop courtes pour ne pas générer de stress inutiles, ni trop longues pour éviter que les personnes impliquées se mettent tardivement au travail. Il est impératif qu’elles soient respectées, il en va de la crédibilité de votre entreprise.

16 – Demandez et lisez TOUJOURS le contrat.

Une des erreurs les plus courantes est de faire confiance à votre interlocuteur. Certains commerciaux peu scrupuleux misent là-dessus. Méfiez-vous des prix d’annonces du type « Prix imbattable en cas de souscription avant telle date ». Ces offres cachent souvent des conditions nettement moins avantageuses. Exemple : une agence de communication vend un site à moins de 1 000 €, mais vous vous retrouvez engager 48 mois à 400 € / mois.

17 – Avoir des dossiers bien organisés prend du temps. Mais en cas d’audit, vous en gagnez énormément.

Avoir des dossiers bien organisés ne se limite pas qu’à la partie financière. Certaines entreprises vont chercher à passer des certifications afin de répondre à certaines normes (ISO par exemple). Vous gagnerez toujours du temps à bien vous organiser dès le début !

18 – Soyez toujours à la recherche d’options de financement et d’endettement. Attendre d’en avoir besoin est déjà trop tard.

Pour la totalité de nos clients, nous cherchons en permanence à faire financer différents besoins. Cash is king. Anticipez les besoins, essayez de récupérer de la trésorerie en permanence.

19 – Les chiffres sont un sujet sensible alors dites clairement la vérité. Tourner autour du pot n’aide personne.

Pour vos fournisseurs, votre banque, vos partenaires et autres parties prenantes, il ne vous sera pas d’une grande aide de trop allonger votre prévisionnel d’activité.

Si vous êtes proches de vos chiffres réels, de vos prévisions et de ce que pourrait être votre projection à 6 mois, cela est déjà bien. Vous éviterez une lourde pression sur vos épaules et sur celles de vos équipes.Cela montrera également que vous pouvez tenir vos engagements auprès de toutes les parties prenantes liées à votre entreprise.

20 – Déléguez au plus vite ce qui peut être mieux maîtrisé par d’autres.

Steve Jobs disait qu’ils embauchaient des gens intelligents afin qu’ils leurs disent ce qu’ils doivent faire.

En gérant une entreprise vous êtes convaincu de proposer le meilleur service/produit à vos clients. Afin de le rester, déléguez les activités/tâches qui vous prennent du temps sans réelle valeur ajoutée à d’autres personnes, qui sauront être les meilleures dans ces domaines. Vous proposerez la meilleure solution à vos clients puisque vous y consacrerez réellement votre temps. Tout en ayant en interne, la meilleure solution pour votre entreprise pour le reste (gestion des paies, des commandes, l’administratif, le financier etc.).

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